Qu'est-ce que les informations personnellement identifiables ? Guide complet sur la protection des PII, la classification des données et la gestion de la vie privée

Qu'est-ce que les informations personnellement identifiables ?

Les informations personnellement identifiables (PII) désignent toute donnée pouvant être utilisée pour identifier, contacter ou localiser un individu spécifique, seule ou en combinaison avec d'autres informations. Cela inclut des identifiants évidents comme les noms, les numéros de sécurité sociale et les adresses e-mail, ainsi que des données moins évidentes comme les adresses IP, les identifiants de dispositifs et les comportements qui peuvent être liés à des personnes spécifiques. La protection des PII est fondamentale pour la conformité à la vie privée à travers des réglementations telles que le RGPD, le CCPA, le HIPAA et diverses lois internationales sur la vie privée.

La gestion moderne des PII nécessite une identification, une classification et une protection complètes des données personnelles tout au long de leur cycle de vie, de la collecte à la transformation, au stockage et à la suppression ou anonymisation éventuelle.

Pourquoi la protection des PII est essentielle pour la conformité commerciale et légale

• Conformité légale : Répondre aux exigences réglementaires à travers plusieurs lois sur la vie privée et éviter des pénalités substantielles
• Prévention des violations de données : Protéger les informations sensibles contre l'accès non autorisé et les cyberattaques
• Confiance des clients : Renforcer la confiance par une gestion responsable des informations personnelles
• Protection de la réputation : Éviter la publicité négative et les dommages à la marque dus aux violations de la vie privée
• Avantage concurrentiel : Faire preuve de leadership en matière de vie privée qui différencie votre organisation

Principaux avantages d'une gestion complète des PII

Atténuation des risques

La protection systématique des PII réduit la probabilité et l'impact des violations de données, des violations de la vie privée et des actions d'application réglementaire qui peuvent coûter des millions en amendes et en remédiation.

Efficacité opérationnelle

Une classification claire des PII et des procédures de gestion rationalisent les processus de gestion des données et réduisent la complexité de la conformité à la vie privée dans les opérations commerciales.

Facilitation de l'innovation

Une gestion appropriée des PII permet aux organisations de tirer parti de l'analyse des données et de la personnalisation tout en maintenant la conformité à la vie privée et la confiance des clients.

Cas d'utilisation PII prouvés et exemples de protection

• Bases de données clients : Classifier et protéger les informations de contact des clients, l'historique des achats et les données comportementales
• Dossiers des employés : Sécuriser les informations RH, y compris les numéros de sécurité sociale, les adresses et les données de performance
• Systèmes de santé : Protéger les informations des patients répondant aux exigences du HIPAA pour les dossiers médicaux et les données de traitement
• Services financiers : Sécuriser les informations de compte, les données de transaction et les informations de crédit selon les réglementations sur la vie privée financière
• Institutions éducatives : Protéger les dossiers des étudiants et les informations éducatives selon le FERPA et les exigences de confidentialité

Les PII doivent-ils être classés de manière large ou étroite ? Stratégie de classification optimale

Optez pour une classification plus large afin d'assurer une protection complète, car les lois sur la vie privée continuent d'élargir la définition des informations personnelles. Mettez en œuvre des niveaux de protection par paliers en fonction de la sensibilité tout en considérant les cas limites comme des PII jusqu'à ce qu'il soit définitivement déterminé autrement.

Créez des systèmes de classification dynamiques qui peuvent s'adapter aux réglementations changeantes et aux besoins commerciaux tout en maintenant des normes de protection cohérentes à travers toutes les catégories d'informations personnelles.

Comment maîtriser la gestion des PII : Guide de protection étape par étape

Étape 1 : Identifier et classer les PII

• Réaliser une cartographie complète des données pour identifier toutes les informations personnelles à travers les systèmes et processus
• Classer les PII par niveau de sensibilité incluant les catégories publique, interne, confidentielle et restreinte
• Documenter les flux de données montrant comment les PII circulent au sein de votre organisation et vers des tiers
• Identifier de manière cohérente les identifiants directs (noms, numéros de sécurité sociale) et les identifiants indirects (adresses IP, identifiants de dispositifs)
• Créer des inventaires de données qui suivent l'emplacement, l'objectif et les exigences de conservation des PII

Étape 2 : Mettre en œuvre des contrôles de protection

• Déployer le chiffrement pour les PII au repos et en transit en utilisant des algorithmes standard de l'industrie
• Mettre en œuvre des contrôles d'accès garantissant que seules les personnes autorisées peuvent voir ou modifier les PII
• Créer des procédures de masquage et d'anonymisation des données pour les environnements non productifs
• Établir des protocoles de transfert de données sécurisés pour le partage des PII avec des fournisseurs et des partenaires
• Déployer des systèmes de surveillance pour détecter l'accès non autorisé aux PII ou une activité de données inhabituelle

Étape 3 : Établir des procédures de gouvernance

• Créer des politiques de conservation des données spécifiant combien de temps différents types de PII doivent être conservés
• Mettre en œuvre des procédures de suppression sécurisée pour les PII qui ne sont plus nécessaires
• Établir des procédures de réponse aux incidents pour les violations de PII et les accès non autorisés
• Créer des processus d'évaluation de l'impact sur la vie privée pour les nouveaux systèmes traitant des PII
• Développer des programmes de formation garantissant que tous les employés comprennent les exigences de gestion des PII

Étape 4 : Surveiller et maintenir la conformité

• Réaliser des audits réguliers pour s'assurer que les contrôles de protection des PII fonctionnent efficacement
• Surveiller les changements réglementaires qui pourraient affecter la classification ou les exigences de protection des PII
• Mettre à jour les mesures de protection en fonction des menaces émergentes et des changements technologiques
• Suivre les activités de traitement des PII pour garantir la conformité avec les objectifs déclarés et la base légale
• Maintenir la documentation des efforts de protection des PII pour les enquêtes réglementaires et les audits

Meilleures pratiques de protection des PII pour une sécurité et une conformité maximales

• Minimisation des données : Collecter et conserver uniquement les PII nécessaires à des fins commerciales spécifiques et légitimes
• Limitation de l'objectif : Utiliser les PII uniquement pour les objectifs divulgués aux individus et documentés dans les politiques
• Contrôles d'accès : Mettre en œuvre un accès basé sur les rôles garantissant que seules les personnes autorisées peuvent accéder à des PII spécifiques
• Audit régulier : Surveiller en continu les pratiques de gestion des PII et mettre à jour les protections selon les besoins
• Gestion des fournisseurs : S'assurer que les partenaires tiers maintiennent des normes de protection des PII équivalentes

FAQ sur la protection des PII : Questions courantes répondues

Quelle est la différence entre PII et données personnelles selon le RGPD ?

La définition des 'données personnelles' du RGPD est plus large que celle des PII traditionnelles, incluant toute information relative à une personne identifiable, même si l'identification indirecte nécessite des données supplémentaires. Les PII font généralement référence à des identifiants directs.

Les adresses IP sont-elles considérées comme des PII ?

Cela dépend du contexte et de la réglementation. Selon le RGPD, les adresses IP sont généralement considérées comme des données personnelles. Aux États-Unis, les adresses IP statiques sont souvent considérées comme des PII tandis que les IP dynamiques peuvent ne pas l'être, selon qu'elles peuvent être liées à des individus.

Comment devrais-je gérer les PII dans les environnements de développement et de test ?

Ne jamais utiliser de véritables PII dans des environnements non productifs. Utilisez plutôt des données synthétiques, des ensembles de données anonymisées ou des techniques de masquage de données qui préservent la structure des données tout en supprimant les informations identifiantes.

Qu'est-ce qui constitue une élimination appropriée des PII ?

L'élimination des PII doit garantir que les informations ne peuvent pas être récupérées ou reconstruites. Cela inclut la suppression sécurisée des fichiers numériques, la destruction des documents physiques et l'effacement des dispositifs de stockage en utilisant des méthodes certifiées.

Comment gérer les PII lorsque des employés quittent l'organisation ?

Révoquez immédiatement l'accès à tous les systèmes contenant des PII, transférez la propriété des données nécessaires aux employés restants et assurez-vous que les employés partants comprennent les obligations de confidentialité continues concernant toute PII à laquelle ils ont eu accès.