Kas ir personiski identificējama informācija? Pilnīga rokasgrāmata par PII aizsardzību, datu klasifikāciju un privātuma pārvaldību

Kas ir personiski identificējama informācija?

Personiski identificējama informācija (PII) attiecas uz jebkādiem datiem, kas var tikt izmantoti, lai identificētu, sazinātos vai atrastu konkrētu indivīdu, gan atsevišķi, gan kombinācijā ar citu informāciju. Tas ietver acīmredzamus identifikatorus, piemēram, vārdus, sociālās apdrošināšanas numurus un e-pasta adreses, kā arī mazāk acīmredzamus datus, piemēram, IP adreses, ierīču ID un uzvedības modeļus, kas var tikt saistīti ar konkrētām personām. PII aizsardzība ir pamatprincipu ievērošana privātuma jomā saskaņā ar tādām regulām kā GDPR, CCPA, HIPAA un dažādiem starptautiskiem privātuma likumiem.

Modernā PII pārvaldība prasa visaptverošu identificēšanu, klasifikāciju un aizsardzību par personiskajiem datiem visā to dzīves ciklā, sākot no vākšanas līdz apstrādei, glabāšanai un beidzot ar dzēšanu vai anonimizāciju.

Kāpēc PII aizsardzība ir būtiska uzņēmējdarbībai un juridiskajai atbilstībai

• Juridiskā atbilstība: Ievērojiet regulatīvās prasības vairākos privātuma likumos un izvairieties no būtiskām sankcijām
• Datu noplūdes novēršana: Aizsargājiet sensitīvu informāciju no neatļautas piekļuves un kiberuzbrukumiem
• Klientu uzticība: Veidojiet uzticību, atbildīgi apstrādājot personisko informāciju
• Reputācijas aizsardzība: Izvairieties no negatīvas publicitātes un zīmola bojāšanas no privātuma pārkāpumiem
• Konkurences priekšrocība: Demonstrējiet privātuma vadību, kas atšķir jūsu organizāciju

Galvenie ieguvumi no visaptverošas PII pārvaldības

Riska mazināšana

Sistemātiska PII aizsardzība samazina datu noplūdes, privātuma pārkāpumu un regulatīvās izpildes darbību varbūtību un ietekmi, kas var izmaksāt miljonus soda naudas un atjaunošanas izmaksu.

Operatīvā efektivitāte

Skaitliska PII klasifikācija un apstrādes procedūras vienkāršo datu pārvaldības procesus un samazina privātuma atbilstības sarežģītību uzņēmējdarbības operācijās.

Inovāciju veicināšana

Pareiza PII pārvaldība ļauj organizācijām izmantot datu analītiku un personalizāciju, vienlaikus saglabājot privātuma atbilstību un klientu uzticību.

Pierādīti PII lietošanas gadījumi un aizsardzības piemēri

• Klientu datu bāzes: Klasificējiet un aizsargājiet klientu kontaktinformāciju, pirkumu vēsturi un uzvedības datus
• Darbinieku ieraksti: Aizsargājiet HR informāciju, tostarp sociālās apdrošināšanas numurus, adreses un snieguma datus
• Veselības aprūpes sistēmas: Aizsargājiet pacientu informāciju, kas atbilst HIPAA prasībām attiecībā uz medicīnas ierakstiem un ārstēšanas datiem
• Finanšu pakalpojumi: Aizsargājiet konta informāciju, darījumu datus un kredīta informāciju saskaņā ar finanšu privātuma regulām
• Izglītības iestādes: Aizsargājiet studentu ierakstus un izglītības informāciju saskaņā ar FERPA un privātuma prasībām

Vai PII vajadzētu klasificēt plaši vai šauri? Optimizētā klasifikācijas stratēģija

Rīkojieties, ņemot vērā plašāku klasifikāciju, lai nodrošinātu visaptverošu aizsardzību, jo privātuma likumi turpina paplašināt personiskās informācijas definīciju. Ieviesiet pakāpju aizsardzības līmeņus, pamatojoties uz jutīgumu, vienlaikus uzskatot robežsituācijas par PII, līdz tās tiek noteiktas citādi.

Izveidojiet dinamiskas klasifikācijas sistēmas, kas var pielāgoties mainīgajām regulām un uzņēmējdarbības vajadzībām, vienlaikus saglabājot konsekventus aizsardzības standartus visās personiskās informācijas kategorijās.

Kā apgūt PII pārvaldību: soli pa solim aizsardzības ceļvedis

1. solis: Identificējiet un klasificējiet PII

• Veiciet visaptverošu datu kartēšanu, lai identificētu visus personiskos datus visās sistēmās un procesos
• Klasificējiet PII pēc jutīguma līmeņa, tostarp publiskās, iekšējās, konfidenciālās un ierobežotās kategorijas
• Dokumentējiet datu plūsmas, kas parāda, kā PII pārvietojas caur jūsu organizāciju un uz trešajām pusēm
• Konsekventi identificējiet tiešos identifikatorus (vārdus, SSN) un netiešos identifikatorus (IP adreses, ierīču ID)
• Izveidojiet datu inventārus, kas izseko PII atrašanās vietu, mērķi un glabāšanas prasības

2. solis: Ieviesiet aizsardzības kontroles

• Izmantojiet šifrēšanu PII, kas ir miera stāvoklī un pārvadājumos, izmantojot nozares standarta algoritmus
• Ieviesiet piekļuves kontroles, nodrošinot, ka tikai pilnvaroti darbinieki var skatīt vai mainīt PII
• Izveidojiet datu maskēšanas un anonimizācijas procedūras neprodukcijas vidēm
• Izveidojiet drošas datu pārsūtīšanas protokolus PII koplietošanai ar piegādātājiem un partneriem
• Izmantojiet uzraudzības sistēmas, lai atklātu neatļautu PII piekļuvi vai neparastu datu aktivitāti

3. solis: Izveidojiet pārvaldības procedūras

• Izveidojiet datu glabāšanas politikas, kas nosaka, cik ilgi dažādu veidu PII jāglabā
• Ieviesiet drošas dzēšanas procedūras PII, kas vairs nav nepieciešama
• Izveidojiet incidentu reaģēšanas procedūras PII noplūdēm un neatļautai piekļuvei
• Izveidojiet privātuma ietekmes novērtēšanas procesus jauniem sistēmām, kas apstrādā PII
• Izstrādājiet apmācību programmas, lai nodrošinātu, ka visi darbinieki saprot PII apstrādes prasības

4. solis: Uzraudziet un uzturiet atbilstību

• Veiciet regulāras revīzijas, lai nodrošinātu, ka PII aizsardzības kontroles darbojas efektīvi
• Uzraugiet regulatīvās izmaiņas, kas var ietekmēt PII klasifikāciju vai aizsardzības prasības
• Atjauniniet aizsardzības pasākumus, pamatojoties uz jaunām draudiem un tehnoloģiju izmaiņām
• Izsekojiet PII apstrādes aktivitātēm, lai nodrošinātu atbilstību norādītajiem mērķiem un juridiskajam pamatojumam
• Uzturiet dokumentāciju par PII aizsardzības centieniem regulatīvajām izmeklēšanām un revīzijām

PII aizsardzības labākās prakses maksimālai drošībai un atbilstībai

• Datu minimizācija: Vāciet un glabājiet tikai tos PII, kas nepieciešami konkrētiem, likumīgiem uzņēmējdarbības mērķiem
• Mērķa ierobežojums: Izmantojiet PII tikai tiem mērķiem, kas atklāti indivīdiem un dokumentēti politikās
• Piekļuves kontroles: Ieviesiet lomu balstītu piekļuvi, nodrošinot, ka tikai pilnvaroti darbinieki var piekļūt konkrētam PII
• Regulāra revīzija: Nepārtraukti uzraugiet PII apstrādes praksi un atjauniniet aizsardzību, ja nepieciešams
• Piegādātāju pārvaldība: Nodrošiniet, ka trešo pušu partneri uztur līdzvērtīgus PII aizsardzības standartus

PII aizsardzības Biežāk uzdotie jautājumi: Biežāk uzdotie jautājumi

Kāda ir atšķirība starp PII un personiskajiem datiem saskaņā ar GDPR?

GDPR "personisko datu" definīcija ir plašāka nekā tradicionālā PII, iekļaujot jebkuru informāciju, kas attiecas uz identificējamu personu, pat ja netiešai identificēšanai nepieciešami papildu dati. PII parasti attiecas uz tiešajiem identifikatoriem.

Vai IP adreses tiek uzskatītas par PII?

Tas atkarīgs no konteksta un regulas. Saskaņā ar GDPR IP adreses parasti tiek uzskatītas par personiskiem datiem. ASV statiskās IP adreses bieži tiek uzskatītas par PII, kamēr dinamiskās IP adreses var netikt uzskatītas par tādām, atkarībā no tā, vai tās var saistīt ar indivīdiem.

Kā man rīkoties ar PII izstrādes un testēšanas vidēs?

Nekad neizmantojiet reālus PII neprodukcijas vidēs. Tā vietā izmantojiet sintētiskos datus, anonimizētus datu kopumus vai datu maskēšanas tehnikas, kas saglabā datu struktūru, vienlaikus noņemot identificējošo informāciju.

Kas veido pareizu PII iznīcināšanu?

PII iznīcināšanai jānodrošina, ka informāciju nevar atjaunot vai rekonstruēt. Tas ietver digitālo failu drošu dzēšanu, fizisko dokumentu iznīcināšanu un glabāšanas ierīču dzēšanu, izmantojot sertificētas metodes.

Kā man rīkoties ar PII, kad darbinieki pamet organizāciju?

Uzreiz atņemiet piekļuvi visām sistēmām, kurās ir PII, pārsūtiet nepieciešamo datu īpašumtiesības atlikušajiem darbiniekiem un nodrošiniet, ka iznākot no organizācijas, darbinieki saprot turpmākās konfidencialitātes saistības attiecībā uz jebkuru PII, ar kuru viņi saskārās.