Kas ir datu saglabāšana? Pilnīga rokasgrāmata par informācijas dzīves cikla pārvaldību, juridisko atbilstību un uzglabāšanas politikām

Kas ir datu saglabāšana?

Datu saglabāšana ir sistemātiska prakse, kas ietver digitālās informācijas glabāšanu un pārvaldību noteiktos laikos, pamatojoties uz biznesa vajadzībām, juridiskajām prasībām un regulatīvajām atbilstības saistībām. Tas ietver politiku izveidi par to, cik ilgi dažādu veidu dati jāglabā, kad informācija jāarhivē vai jādzēš, un kā nodrošināt datu pieejamību saglabāšanas periodos. Datu saglabāšana aptver visu, sākot no klientu ierakstiem un finanšu dokumentiem līdz e-pasta komunikācijām un sistēmas žurnāliem.

Efektīva datu saglabāšana līdzsvaro atbilstības prasības ar glabāšanas izmaksām un operatīvo efektivitāti, nodrošinot, ka organizācijas izpilda juridiskās saistības, vienlaikus izvairoties no nevajadzīgas datu uzkrāšanās, kas palielina drošības riskus un pārvaldības sarežģītību.

Kāpēc datu saglabāšanas pārvaldība ir kritiska biznesa operācijām

• Juridiskā atbilstība: Ievērot regulatīvās prasības par dokumentu glabāšanu nozarēs, piemēram, veselības aprūpē, finansēs un valdībā
• Prasību atbalsts: Uzturēt nepieciešamo dokumentāciju potenciālām juridiskām procedūrām un izpētes pieprasījumiem
• Izmaksu kontrole: Optimizēt glabāšanas izmaksas, iznīcinot nevajadzīgus datus, saglabājot nepieciešamo informāciju
• Drošības risku samazināšana: Minimāla datu noplūdes risku, izņemot novecojušus personiskos un sensitīvus datus
• Operatīvā efektivitāte: Uzlabot sistēmas veiktspēju un datu pārvaldību, izmantojot organizētas saglabāšanas prakses

Stratēģiskas datu saglabāšanas pārvaldības galvenie ieguvumi

Regulatīvā atbilstība

Pareiza datu saglabāšana nodrošina atbilstību nozares specifiskām regulām, piemēram, HIPAA, SOX, GDPR un finanšu dokumentu glabāšanas prasībām, izvairoties no dārgiem sodiem un juridiskām komplikācijām.

Izmaksu optimizācija

Sistemātiska datu dzīves cikla pārvaldība samazina glabāšanas izmaksas, rezerves prasības un administratīvās izmaksas, vienlaikus saglabājot piekļuvi biznesam kritiskai informācijai, kad tā nepieciešama.

Riska mazināšana

Kontrolēta datu saglabāšana samazina drošības riskus, iznīcinot nevajadzīgu personisko datu ekspozīciju un nodrošinot, ka sensitīva informācija tiek pareizi iznīcināta, kad tā vairs nav nepieciešama.

Pierādīti datu saglabāšanas lietošanas gadījumi un ieviešanas piemēri

• Finanšu ieraksti: Uzturēt grāmatvedības dokumentus, nodokļu ierakstus un darījumu datus noteiktos likumiskajos laikos
• Klientu informācija: Pārvaldīt personisko datu dzīves ciklu, ievērojot privātuma regulas un biznesa vajadzības
• E-pasta komunikācijas: Saglabāt biznesa korespondenci, automātiski iznīcinot novecojušus vai nevajadzīgus ziņojumus
• Sistēmas žurnāli: Saglabāt drošības žurnālus un revīzijas pēdas noteiktos laikos, pārvaldot glabāšanas jaudu
• Darbinieku ieraksti: Uzturēt HR dokumentāciju, veiktspējas pārskatus un algu datus saskaņā ar darba likuma prasībām

Vai jums vajadzētu saglabāt visu vai agresīvi dzēst? Optimāla saglabāšanas stratēģija

Pieņemiet riska balstītu pieeju, kas kategorē datus pēc biznesa vērtības, juridiskajām prasībām un drošības jutīguma. Saglabājiet datus tikai tik ilgi, cik nepieciešams likumīgiem biznesa mērķiem, juridiskai atbilstībai vai regulatīvajām prasībām. Ieviesiet automatizētu dzēšanu, kur tas iespējams, lai samazinātu manuālo uzraudzību un nodrošinātu konsekventu politikas piemērošanu.

Izveidojiet slāņotas saglabāšanas grafikus, kas pārvieto datus caur aktīvas izmantošanas, arhivēšanas un drošas dzēšanas fāzēm, pamatojoties uz vecumu, piekļuves modeļiem un regulatīvajām prasībām.

Kā apgūt datu saglabāšanas pārvaldību: soli pa solim ceļvedis

1. solis: Inventarizēt un klasificēt datus

• Katalogizējiet visus datu tipus un avotus visā jūsu organizācijā, tostarp datu bāzes, failu sistēmas un mākoņu glabāšanu
• Klasificējiet informāciju pēc jutīguma līmeņa, biznesa vērtības un regulatīvajām prasībām
• Izveidojiet datu plūsmu un atkarību kartes, lai saprastu, kā informācija pārvietojas caur sistēmām
• Identificējiet datu īpašniekus un ieinteresētās puses, kas atbildīgas par dažādām informācijas kategorijām
• Dokumentējiet pašreizējās glabāšanas vietas, formātus un piekļuves modeļus visiem datu veidiem

2. solis: Izstrādāt saglabāšanas politikas

• Pētnieciet juridiskās un regulatīvās saglabāšanas prasības jūsu nozarē un jurisdikcijās
• Definējiet saglabāšanas periodus dažādām datu kategorijām, pamatojoties uz atbilstību un biznesa vajadzībām
• Izveidojiet skaidras politikas, kas nosaka, kādus datus saglabāt, cik ilgi tos saglabāt un kad dzēst
• Izveidojiet procedūras juridiskajiem ierobežojumiem un prasību atbalstam, kas pārspēj parastās saglabāšanas grafikus
• Dokumentējiet apstiprināšanas procesus saglabāšanas politikas izņēmumiem un izmaiņām

3. solis: Ieviešiet saglabāšanas sistēmas

• Izvietojiet automatizētus datu saglabāšanas pārvaldības rīkus, kas var klasificēt, arhivēt un sistemātiski dzēst datus
• Konfigurējiet rezerves un arhivēšanas sistēmas, lai atbalstītu ilgtermiņa saglabāšanas prasības
• Ieviesiet datu dzīves cikla pārvaldības darba plūsmas, kas pārvieto informāciju caur saglabāšanas fāzēm
• Izveidojiet drošas dzēšanas procedūras, kas nodrošina, ka dati tiek pastāvīgi izņemti, kad tas nepieciešams
• Izveidojiet uzraudzības un ziņošanas sistēmas, lai izsekotu saglabāšanas politikas atbilstību

4. solis: Uzraudzīt un uzturēt atbilstību

• Regulāri veiciet auditus par saglabāšanas praksēm, lai nodrošinātu, ka politikas tiek ievērotas un sistēmas darbojas pareizi
• Atjauniniet saglabāšanas grafikus, pamatojoties uz mainīgajām biznesa vajadzībām un regulatīvajām prasībām
• Apmāciet darbiniekus par saglabāšanas politikām un viņu atbildību par datu pārvaldību
• Dokumentējiet saglabāšanas lēmumus un uzturiet revīzijas pēdas atbilstības pārbaudei
• Pārskatiet un pārbaudiet datu atgūšanas iespējas, lai nodrošinātu, ka saglabātā informācija paliek pieejama

Datu saglabāšanas labākās prakses optimālai atbilstībai un efektivitātei

• Dokumentācija: Uzturiet detalizētus saglabāšanas grafikus un politikas dokumentāciju revīzijām un atbilstības mērķiem
• Automatizācija: Ieviesiet automatizētu datu saglabāšanas pārvaldību, lai nodrošinātu konsekventu politikas piemērošanu un samazinātu manuālas kļūdas
• Regulāra pārskatīšana: Periodiski pārskatiet un atjauniniet saglabāšanas politikas, pamatojoties uz biznesa izmaiņām un regulatīvajiem atjauninājumiem
• Droša iznīcināšana: Izmantojiet sertificētas datu iznīcināšanas metodes sensitīvai informācijai, lai novērstu nesankcionētu atgūšanu
• Starpfunkcionāla koordinācija: Iesaistiet juridiskos, IT, atbilstības un biznesa ieinteresētās puses saglabāšanas politikas izstrādē

Datu saglabāšanas Biežāk uzdotie jautājumi: Biežāk uzdotie jautājumi

Cik ilgi dažādi biznesa datu veidi jāglabā?

Saglabāšanas periodi atšķiras atkarībā no datu veida un nozares. Finanšu ierakstiem parasti nepieciešami 7+ gadi, darbinieku ierakstiem 3-7 gadi pēc atlaišanas, un klientu dati atšķiras atkarībā no privātuma regulām. Konsultējieties ar juridisko padomnieku par konkrētām prasībām jūsu jurisdikcijā un nozarē.

Kāda ir atšķirība starp arhivēšanu un rezerves kopēšanu saglabāšanas nolūkiem?

Rezerves kopēšana ir īstermiņa aizsardzība operatīvai atjaunošanai, savukārt arhivēšana ir ilgtermiņa glabāšana atbilstības saglabāšanai. Arhīvi parasti atrodas lēnākā, lētākā glabāšanā un var būt ar atšķirīgām piekļuves procedūrām nekā operatīvās rezerves kopijas.

Kā privātuma regulas, piemēram, GDPR, ietekmē datu saglabāšanu?

Privātuma likumi bieži prasa samazināt datu saglabāšanu līdz tam, kas ir nepieciešams likumīgiem biznesa mērķiem. GDPR ietver 'tiesības uz dzēšanu' prasības, kas var pārspēt parastās saglabāšanas grafikus, prasa elastīgas politikas, kas var apmierināt dzēšanas pieprasījumus.

Vai mākoņu glabāšana jāskaita par atbilstību saglabāšanai?

Jā, bet pārliecinieties, ka mākoņu pakalpojumu sniedzēji atbilst jūsu saglabāšanas prasībām, tostarp datu izturībai, pieejamībai un drošas dzēšanas iespējām. Uzturiet dokumentāciju par mākoņu saglabāšanas nolīgumiem un pārbaudiet atbilstību jūsu politikām.

Kā juridiskie ierobežojumi ietekmē parastos datu saglabāšanas grafikus?

Juridiskie ierobežojumi aptur normālos dzēšanas grafikus potenciāli attiecīgiem datiem, līdz beidzas tiesvedība vai izmeklēšana. Ieviesiet sistēmas, kas var identificēt un saglabāt datus, kas pakļauti ierobežojumiem, vienlaikus turpinot normālu saglabāšanu neietekmētai informācijai.