Kas yra duomenų saugojimas? Išsamus vadovas apie informacijos gyvavimo ciklo valdymą, teisinį atitiktį ir saugojimo politiką

Kas yra duomenų saugojimas?

Duomenų saugojimas yra sisteminė praktika, skirta skaitmeninės informacijos saugojimui ir valdymui nustatytomis laikotarpiais, atsižvelgiant į verslo poreikius, teisines reikalavimus ir reguliavimo atitikties įsipareigojimus. Tai apima politikos nustatymą, kiek laiko skirtingų tipų duomenys turėtų būti saugomi, kada informacija turėtų būti archyvuojama arba naikinama, ir kaip užtikrinti duomenų prieinamumą saugojimo laikotarpiu. Duomenų saugojimas apima viską, pradedant klientų įrašais ir finansiniais dokumentais, iki el. pašto komunikacijos ir sistemos žurnalų.

Efektyvus duomenų saugojimas subalansuoja atitikties reikalavimus su saugojimo sąnaudomis ir operatyvumu, užtikrinant, kad organizacijos atitiktų teisines pareigas, tuo pačiu išvengdamos nereikalingo duomenų kaupimo, kuris didina saugumo riziką ir valdymo sudėtingumą.

Kodėl duomenų saugojimo valdymas yra kritiškai svarbus verslo operacijoms

• Teisinė atitiktis: Atitikti reguliavimo reikalavimus dėl dokumentų saugojimo tokiose pramonės šakose kaip sveikatos priežiūra, finansai ir vyriausybė
• Teisminė parama: Išlaikyti reikiamus dokumentus potencialioms teisminėms procedūroms ir atrankos prašymams
• Kainų kontrolė: Optimizuoti saugojimo sąnaudas, pašalinant nereikalingus duomenis, tuo pačiu išlaikant reikiamą informaciją
• Saugumo rizikos mažinimas: Sumažinti duomenų nutekėjimo riziką, pašalinant pasenusią asmeninę ir jautrią informaciją
• Operatyvumo efektyvumas: Pagerinti sistemos našumą ir duomenų valdymą per organizuotas saugojimo praktikas

Strateginio duomenų saugojimo valdymo pagrindiniai privalumai

Reguliavimo atitiktis

Tinkamas duomenų saugojimas užtikrina atitiktį pramonės specifiniams reglamentams, tokiems kaip HIPAA, SOX, GDPR ir finansinių įrašų saugojimo reikalavimams, išvengiant brangių baudų ir teisinių komplikacijų.

Kainų optimizavimas

Sisteminis duomenų gyvavimo ciklo valdymas mažina saugojimo sąnaudas, atsarginių kopijų reikalavimus ir administracines išlaidas, tuo pačiu išlaikant prieigą prie verslui svarbios informacijos, kai to reikia.

Rizikos mažinimas

Kontroliuojamas duomenų saugojimas mažina saugumo riziką, pašalinant nereikalingą asmeninių duomenų atskleidimą ir užtikrinant, kad jautri informacija būtų tinkamai sunaikinta, kai jos nebereikia.

Įrodyti duomenų saugojimo atvejai ir įgyvendinimo pavyzdžiai

• Finansiniai įrašai: Išlaikyti apskaitos dokumentus, mokesčių įrašus ir sandorių duomenis reikiamais įstatyminiais laikotarpiais
• Klientų informacija: Valdyti asmeninių duomenų gyvavimo ciklą, atitinkantį privatumo reglamentus ir verslo poreikius
• El. pašto komunikacija: Išlaikyti verslo korespondenciją, tuo pačiu automatiškai ištrindami pasenusias ar nereikalingas žinutes
• Sistemos žurnalai: Išlaikyti saugumo žurnalus ir auditų pėdsakus reikiamais laikotarpiais, valdant saugojimo talpą
• Darbuotojų įrašai: Išlaikyti HR dokumentus, veiklos vertinimus ir atlyginimų duomenis pagal darbo teisės reikalavimus

Ar turėtumėte laikyti viską ar agresyviai naikinti? Optimalus saugojimo strategija

Priimkite rizikos pagrindu paremtą požiūrį, kuris klasifikuoja duomenis pagal verslo vertę, teisinius reikalavimus ir saugumo jautrumą. Laikykite duomenis tik tiek, kiek būtina teisėtiems verslo tikslams, teisinei atitiktiai ar reguliavimo reikalavimams. Įgyvendinkite automatizuotą naikinimą, kur tai įmanoma, kad sumažintumėte rankinį priežiūrą ir užtikrintumėte nuoseklų politikos taikymą.

Sukurkite sluoksniuotas saugojimo tvarkaraščius, kurie perkelia duomenis per aktyvų naudojimą, archyvavimo saugojimą ir saugų naikinimo etapus, atsižvelgiant į amžių, prieigos modelius ir reguliavimo reikalavimus.

Kaip įvaldyti duomenų saugojimo valdymą: žingsnis po žingsnio vadovas

1 žingsnis: Inventorizuoti ir klasifikuoti duomenis

• Katalogizuokite visų tipų ir šaltinių duomenis visoje organizacijoje, įskaitant duomenų bazes, failų sistemas ir debesų saugojimą
• Klasifikuokite informaciją pagal jautrumo lygį, verslo vertę ir reguliavimo reikalavimus
• Žemėlapiuokite duomenų srautus ir priklausomybę, kad suprastumėte, kaip informacija juda per sistemas
• Identifikuokite duomenų savininkus ir suinteresuotąsias šalis, atsakingas už skirtingas informacijos kategorijas
• Dokumentuokite dabartines saugojimo vietas, formatus ir prieigos modelius visiems duomenų tipams

2 žingsnis: Sukurti saugojimo politiką

• Tyrinėkite teisinius ir reguliavimo saugojimo reikalavimus savo pramonėje ir jurisdikcijose
• Apibrėžkite saugojimo laikotarpius skirtingoms duomenų kategorijoms, atsižvelgdami į atitiktį ir verslo poreikius
• Sukurkite aiškias politikos nuostatas, nurodančias, kokius duomenis laikyti, kiek laiko juos saugoti ir kada juos naikinti
• Nustatykite procedūras teisiniams sulaikymams ir teisminės paramos teikimui, kurios viršija įprastus saugojimo tvarkaraščius
• Dokumentuokite patvirtinimo procesus dėl saugojimo politikos išimčių ir pakeitimų

3 žingsnis: Įgyvendinti saugojimo sistemas

• Įdiekite automatizuotas saugojimo valdymo priemones, kurios gali sistemingai klasifikuoti, archyvuoti ir naikinti duomenis
• Konfigūruokite atsarginių kopijų ir archyvavimo sistemas, kad jos atitiktų ilgalaikio saugojimo reikalavimus
• Įgyvendinkite duomenų gyvavimo ciklo valdymo darbo eigas, kurios perkelia informaciją per saugojimo etapus
• Sukurkite saugaus naikinimo procedūras, kurios užtikrina, kad duomenys būtų visam laikui pašalinti, kai to reikia
• Nustatykite stebėjimo ir ataskaitų teikimo sistemas, kad būtų galima sekti saugojimo politikos atitiktį

4 žingsnis: Stebėti ir palaikyti atitiktį

• Reguliariai tikrinkite saugojimo praktikas, kad užtikrintumėte, jog politikos laikomasi ir sistemos veikia teisingai
• Atnaujinkite saugojimo tvarkaraščius, atsižvelgdami į besikeičiančius verslo poreikius ir reguliavimo reikalavimus
• Mokykite darbuotojus apie saugojimo politiką ir jų atsakomybes dėl duomenų valdymo
• Dokumentuokite saugojimo sprendimus ir išlaikykite auditų pėdsakus atitikties patikrinimui
• Peržiūrėkite ir išbandykite duomenų atkūrimo galimybes, kad užtikrintumėte, jog saugomi duomenys išlieka prieinami

Geriausios duomenų saugojimo praktikos optimaliam atitikties ir efektyvumo užtikrinimui

• Dokumentacija: Išlaikyti išsamius saugojimo tvarkaraščius ir politikos dokumentus auditui ir atitikties tikslams
• Automatizavimas: Įgyvendinti automatizuotą saugojimo valdymą, kad būtų užtikrintas nuoseklus politikos taikymas ir sumažintos rankinės klaidos
• Reguliarus peržiūrėjimas: Periodiškai peržiūrėti ir atnaujinti saugojimo politiką, atsižvelgiant į verslo pokyčius ir reguliavimo atnaujinimus
• Saugus šalinimas: Naudoti sertifikuotas duomenų naikinimo metodikas jautriai informacijai, kad būtų išvengta neautorizuoto atkūrimo
• Bendradarbiavimas tarp funkcijų: Įtraukti teisinius, IT, atitikties ir verslo suinteresuotuosius asmenis į saugojimo politikos kūrimą

Duomenų saugojimo DUK: Dažnai užduodami klausimai

Kiek laiko skirtingų tipų verslo duomenys turėtų būti saugomi?

Saugumo laikotarpiai skiriasi priklausomai nuo duomenų tipo ir pramonės. Finansiniai įrašai paprastai reikalauja 7+ metų, darbuotojų įrašai 3-7 metus po atleidimo, o klientų duomenys skiriasi pagal privatumo reglamentus. Pasitarkite su teisininku dėl konkrečių reikalavimų jūsų jurisdikcijoje ir pramonėje.

Koks skirtumas tarp archyvavimo ir atsarginių kopijų saugojimo tikslais?

Atsarginė kopija yra trumpalaikė apsauga operatyviniam atkūrimui, o archyvavimas yra ilgalaikis saugojimas atitikties tikslais. Archyvai paprastai yra lėtesnėje, mažiau brangioje saugojimo vietoje ir gali turėti skirtingas prieigos procedūras nei operatyvinės atsarginės kopijos.

Kaip privatumo reglamentai, tokie kaip GDPR, veikia duomenų saugojimą?

Privatumo įstatymai dažnai reikalauja sumažinti duomenų saugojimą iki to, kas būtina teisėtiems verslo tikslams. GDPR apima „teisę būti pamirštam“ reikalavimus, kurie gali viršyti įprastus saugojimo tvarkaraščius, reikalaujant lanksčių politikų, galinčių atsižvelgti į naikinimo prašymus.

Ar debesų saugojimas turėtų būti skaičiuojamas kaip atitiktis saugojimui?

Taip, tačiau įsitikinkite, kad debesų paslaugų teikėjai atitinka jūsų saugojimo reikalavimus, įskaitant duomenų patvarumą, prieinamumą ir saugaus naikinimo galimybes. Išlaikykite debesų saugojimo susitarimų dokumentaciją ir patikrinkite atitiktį savo politikoms.

Kaip teisiniai sulaikymai veikia įprastus duomenų saugojimo tvarkaraščius?

Teisiniai sulaikymai sustabdo įprastus naikinimo tvarkaraščius potencialiai svarbiems duomenims, kol teisminis procesas ar tyrimas baigiasi. Įgyvendinkite sistemas, kurios gali identifikuoti ir išsaugoti duomenis, kuriems taikomi sulaikymai, tuo pačiu tęsdamos įprastą saugojimą nepažeistai informacijai.