Mitä on tietojen säilyttäminen? Täydellinen opas tietoinnin elinkaaren hallintaan, oikeudelliseen vaatimustenmukaisuuteen ja tallennuskäytäntöihin

Mitä on tietojen säilyttäminen?

Tietojen säilyttäminen on järjestelmällinen käytäntö digitaalisen tiedon tallentamiseksi ja hallitsemiseksi määrätyiksi ajanjaksoiksi liiketoimintatarpeiden, lakisääteisten vaatimusten ja sääntelyvaatimusten perusteella. Tämä sisältää politiikkojen laatimisen siitä, kuinka kauan eri tyyppisiä tietoja tulisi säilyttää, milloin tietoja tulisi arkistoida tai poistaa, ja kuinka varmistaa tietojen saatavuus säilytysaikojen aikana. Tietojen säilyttäminen kattaa kaiken asiakastiedoista ja talousasiakirjoista sähköisiin viestintään ja järjestelmälokitietoihin.

Tehokas tietojen säilyttäminen tasapainottaa vaatimustenmukaisuuden säilytyskustannusten ja operatiivisen tehokkuuden kanssa, varmistaen, että organisaatiot täyttävät lakisääteiset velvoitteet samalla kun vältetään tarpeetonta tietojen kertymistä, joka lisää turvallisuusriskejä ja hallinnan monimutkaisuutta.

Miksi tietojen säilyttämisen hallinta on kriittistä liiketoiminnan toiminnalle

• Lakisääteinen vaatimustenmukaisuus: Täytä sääntelyvaatimukset asiakirjojen säilyttämiseksi aloilla kuten terveydenhuolto, rahoitus ja hallitus
• Oikeudellinen tuki: Säilytä tarvittavat asiakirjat mahdollisia oikeudellisia menettelyjä ja selvityspyyntöjä varten
• Kustannusten hallinta: Optimoi säilytyskustannukset poistamalla tarpeettomat tiedot samalla kun säilytät vaadittavat tiedot
• Turvallisuusriskien vähentäminen: Minimoi tietovuotoriski poistamalla vanhentuneet henkilökohtaiset ja arkaluontoiset tiedot
• Operatiivinen tehokkuus: Paranna järjestelmän suorituskykyä ja tietojen hallintaa järjestelmällisten säilytyskäytäntöjen avulla

Strategisen tietojen säilyttämisen hallinnan keskeiset hyödyt

Sääntelyvaatimustenmukaisuus

Oikea tietojen säilyttäminen varmistaa vaatimustenmukaisuuden toimialakohtaisille säädöksille, kuten HIPAA, SOX, GDPR ja taloudelliset asiakirjasäilytysvaatimukset, välttäen kalliita seuraamuksia ja oikeudellisia ongelmia.

Kustannusten optimointi

Järjestelmällinen tietojen elinkaaren hallinta vähentää säilytyskustannuksia, varmuuskopiointivaatimuksia ja hallinnollista taakkaa samalla kun säilyttää pääsyn liiketoiminnan kannalta kriittisiin tietoihin tarvittaessa.

Riskien vähentäminen

Hallittu tietojen säilyttäminen vähentää turvallisuusriskejä poistamalla tarpeettoman henkilökohtaisen tiedon altistumisen ja varmistamalla, että arkaluontoiset tiedot hävitetään asianmukaisesti, kun niitä ei enää tarvita.

Todistetut tietojen säilyttämisen käyttötapaukset ja toteutusesimerkit

• Talousasiakirjat: Säilytä kirjanpitoasiakirjat, verotiedot ja transaktiotiedot vaadituiksi lakisääteisiksi ajanjaksoiksi
• Asiakastiedot: Hallitse henkilökohtaisten tietojen elinkaarta vaatimustenmukaisesti tietosuojavaatimusten ja liiketoimintatarpeiden mukaisesti
• Sähköiset viestinnät: Säilytä liiketoimintakirjeenvaihtoa samalla kun automaattisesti poistat vanhentuneet tai ei-olennaiset viestit
• Järjestelmälogit: Säilytä turvallisuuslokit ja tarkastuspöytäkirjat vaadituiksi ajanjaksoiksi samalla kun hallitset säilytyskapasiteettia
• Työntekijätiedot: Säilytä henkilöstöhallinnan asiakirjat, suoritusarvioinnit ja palkkatiedot työlainsäädännön vaatimusten mukaisesti

Pitäisikö sinun säilyttää kaikki vai poistaa aggressiivisesti? Optimaalinen säilytystrategia

Ota käyttöön riskiperustainen lähestymistapa, joka luokittelee tiedot liiketoiminta-arvon, lakisääteisten vaatimusten ja turvallisuustietojen herkkyyden mukaan. Säilytä tietoja vain niin kauan kuin on tarpeen laillisiin liiketoimintatarkoituksiin, lakisääteiseen vaatimustenmukaisuuteen tai sääntelyvaatimuksiin. Ota käyttöön automatisoitu poistaminen, missä mahdollista, vähentääksesi manuaalista valvontaa ja varmistaaksesi johdonmukaisen politiikan soveltamisen.

Laadi kerrokselliset säilytysaikataulut, jotka siirtävät tietoja aktiivisen käytön, arkistoinnin ja turvallisen poistamisen vaiheiden läpi iän, käyttömallien ja sääntelyvaatimusten perusteella.

Kuinka hallita tietojen säilyttämistä: vaiheittainen opas

Vaihe 1: Inventoi ja luokittele tiedot

• Katalogoi kaikki tietotyypit ja lähteet organisaatiossasi, mukaan lukien tietokannat, tiedostojärjestelmät ja pilvitallennus
• Luokittele tiedot herkkyystason, liiketoiminta-arvon ja sääntelyvaatimusten mukaan
• Kartoittele tietovirrat ja riippuvuudet ymmärtääksesi, miten tiedot liikkuvat järjestelmien läpi
• Tunnista tietojen omistajat ja sidosryhmät, jotka ovat vastuussa eri tietokategorioista
• Dokumentoi nykyiset tallennuspaikat, muodot ja käyttömallit kaikille tietotyypeille

Vaihe 2: Kehitä säilytyspolitiikat

• Tutki lakisääteisiä ja sääntelyyn liittyviä säilytysvaatimuksia toimialallasi ja lainkäyttöalueillasi
• Määrittele säilytysaikataulut eri tietokategorioille vaatimustenmukaisuuden ja liiketoimintatarpeiden perusteella
• Laadi selkeät politiikat, joissa määritellään, mitä tietoja säilytetään, kuinka kauan niitä säilytetään ja milloin ne poistetaan
• Perusta menettelyt lakisääteisille pidätyksille ja oikeudelliselle tuelle, jotka ohittavat normaalit säilytysaikataulut
• Dokumentoi hyväksymisprosessit säilytyspolitiikan poikkeuksille ja muutoksille

Vaihe 3: Ota käyttöön säilytysjärjestelmät

• Ota käyttöön automatisoidut säilytyksen hallintatyökalut, jotka voivat luokitella, arkistoida ja poistaa tietoja järjestelmällisesti
• Määritä varmuuskopiointi- ja arkistojärjestelmät tukemaan pitkäaikaisia säilytysv要求
• Ota käyttöön tietojen elinkaaren hallintatyönkulut, jotka siirtävät tietoja säilytysvaiheiden läpi
• Laadi turvalliset poistomenettelyt, jotka varmistavat, että tiedot poistetaan pysyvästi tarvittaessa
• Perusta valvonta- ja raportointijärjestelmät säilytyspolitiikan noudattamisen seuraamiseksi

Vaihe 4: Seuraa ja ylläpidä vaatimustenmukaisuutta

• Tarkista säännöllisesti säilytyskäytännöt varmistaaksesi, että politiikkoja noudatetaan ja järjestelmät toimivat oikein
• Päivitä säilytysaikatauluja liiketoimintatarpeiden ja sääntelyvaatimusten muuttuessa
• Kouluta työntekijöitä säilytyspolitiikoista ja heidän vastuistaan tietojen hallinnassa
• Dokumentoi säilytyspäätökset ja ylläpidä tarkastuspöytäkirjoja vaatimustenmukaisuuden varmistamiseksi
• Arvioi ja testaa tietojen palautuskykyjä varmistaaksesi, että säilytetyt tiedot pysyvät saatavilla

Tietojen säilyttämisen parhaat käytännöt optimaaliseen vaatimustenmukaisuuteen ja tehokkuuteen

• Dokumentointi: Säilytä yksityiskohtaiset säilytysaikataulut ja politiikkadokumentaatio tarkastuksia ja vaatimustenmukaisuutta varten
• Automaatio: Ota käyttöön automatisoitu säilytyksen hallinta varmistaaksesi johdonmukaisen politiikan soveltamisen ja vähentääksesi manuaalisia virheitä
• Säännöllinen tarkistus: Tarkista ja päivitä säilytyspolitiikkoja liiketoiminnan muutosten ja sääntelypäivitysten perusteella
• Turvallinen hävittäminen: Käytä sertifioituja tietojen tuhoamismenetelmiä arkaluontoisten tietojen osalta estääksesi luvattoman palautuksen
• Yhteistyö eri toimintojen välillä: Ota mukaan oikeudelliset, IT-, vaatimustenmukaisuus- ja liiketoimintasidosryhmät säilytyspolitiikan kehittämiseen

Tietojen säilyttämisen UKK: Yleisimmät kysymykset

Kuinka kauan eri tyyppisiä liiketoimintatietoja tulisi säilyttää?

Säilytysaikataulut vaihtelevat tietotyypin ja toimialan mukaan. Talousasiakirjat vaativat tyypillisesti 7+ vuotta, työntekijätiedot 3-7 vuotta irtisanomisen jälkeen, ja asiakastiedot vaihtelevat tietosuojavaatimusten mukaan. Ota yhteyttä oikeudelliseen neuvontaan saadaksesi tarkkoja vaatimuksia lainkäyttöalueellasi ja toimialallasi.

Mikä on ero arkistoinnin ja varmuuskopioinnin välillä säilyttämistarkoituksia varten?

Varmuuskopiointi on lyhytaikaista suojaa operatiivista palautumista varten, kun taas arkistointi on pitkäaikaista tallennusta vaatimustenmukaisuuden vuoksi. Arkistot ovat tyypillisesti hitaammalla, edullisemmalla tallennusmuodolla ja niillä voi olla erilaiset käyttömenettelyt kuin operatiivisilla varmuuskopioilla.

Kuinka tietosuojavaatimukset, kuten GDPR, vaikuttavat tietojen säilyttämiseen?

Tietosuojalait vaativat usein tietojen säilyttämisen minimointia vain laillisiin liiketoimintatarkoituksiin. GDPR sisältää 'oikeuden poistamiseen' liittyviä vaatimuksia, jotka voivat ohittaa normaalit säilytysaikataulut, vaatimalla joustavia politiikkoja, jotka voivat ottaa huomioon poistopyynnöt.

Voiko pilvitallennus vaikuttaa säilytysv要求?

Kyllä, mutta varmista, että pilvipalveluntarjoajat täyttävät säilytysv要求, mukaan lukien tietojen kestävyys, saatavuus ja turvalliset poistomahdollisuudet. Säilytä dokumentaatio pilvisäilytysjärjestelyistä ja varmista, että ne noudattavat politiikkojasi.

Kuinka lakisääteiset pidätykset vaikuttavat normaaleihin tietojen säilytysaikatauluihin?

Lakisääteiset pidätykset keskeyttävät normaalit poistamisaikataulut mahdollisesti relevanttien tietojen osalta, kunnes oikeudellinen menettely tai tutkimus on päättynyt. Ota käyttöön järjestelmät, jotka voivat tunnistaa ja säilyttää pidätyksen alaisia tietoja samalla kun jatkat normaalia säilytystä vaikuttamattomille tiedoille.